Trong bối cảnh tội phạm công nghệ cao và gian lận giấy tờ ngày càng tinh vi, việc chụp ảnh trở thành công cụ hiệu quả để ngăn ngừa hành vi giả mạo người ký hợp đồng. Chẳng hạn, có nhiều trường hợp người xấu sử dụng CMND hoặc CCCD của người khác để thực hiện hành vi lừa đảo, hoặc giả danh người thân để lập di chúc, hợp đồng ủy quyền giả mạo.
Ảnh chụp tại thời điểm công chứng sẽ giúp cơ quan công chứng xác định rằng:
- Người ký hợp đồng thực sự có mặt tại văn phòng vào thời điểm công chứng.
- Đó là chính người có tên trong hợp đồng, được xác minh bằng giấy tờ tùy thân hợp lệ.
- Không có dấu hiệu bị ép buộc hay giả mạo.
Đây là một công cụ hữu ích để đối chiếu nếu xảy ra tranh chấp pháp lý sau này.
Ảnh minh hoạ.
2. Tạo căn cứ chứng minh trong hồ sơ lưu trữ
Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 01/2020/TT-BTP, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng ít nhất 20 năm. Việc lưu ảnh chụp của người ký vào hồ sơ có giá trị như chứng cứ trong các vụ việc tranh chấp dân sự hoặc tố tụng hình sự về sau.
Ví dụ:
- Một hợp đồng chuyển nhượng nhà đất bị kiện vì cho rằng người bán bị lừa ký.
- Tòa án có thể yêu cầu cung cấp ảnh chụp để xác minh xem người ký hợp đồng có thực sự là đương sự hay không, hoặc có biểu hiện bị ép buộc hay không.
Trong các vụ án tranh chấp thừa kế hoặc tranh chấp quyền sử dụng đất, một tấm ảnh chụp lúc công chứng có thể đóng vai trò như một bằng chứng quan trọng, giúp xác định tính hợp pháp của hợp đồng hoặc văn bản công chứng.
3. Ràng buộc trách nhiệm pháp lý của công chứng viên
Việc chụp ảnh còn góp phần bảo vệ chính công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trước các rủi ro pháp lý. Trong thực tiễn, có không ít trường hợp công chứng viên bị khiếu nại, thậm chí bị khởi kiện vì bị cho rằng "làm sai quy trình", "không kiểm tra người ký hợp đồng".
Khi có ảnh chụp làm chứng cứ lưu trong hồ sơ, công chứng viên có thể chứng minh rằng:
- Họ đã thực hiện đúng quy trình xác minh nhân thân.
- Đương sự đã tự nguyện đến văn phòng và ký kết trước sự chứng kiến hợp pháp.
Điều này giúp hạn chế những tranh chấp không đáng có và tránh việc vô hiệu hóa hợp đồng công chứng chỉ vì thiếu căn cứ xác minh.
4. Tuân thủ yêu cầu của pháp luật và cơ quan quản lý
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa bắt buộc tuyệt đối phải chụp ảnh trong tất cả các giao dịch công chứng. Tuy nhiên, nhiều địa phương như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng… đã ra văn bản hướng dẫn nội bộ hoặc yêu cầu tăng cường xác minh nhân thân bằng ảnh chụp trong các hợp đồng nhà đất, ủy quyền tài sản có giá trị lớn. Mục tiêu là:
- Đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân.
- Hạn chế việc "giả chữ ký – giả người" vốn đang ngày càng phổ biến.
- Tăng cường kiểm tra nội bộ và hậu kiểm của cơ quan quản lý Nhà nước (Sở Tư pháp, Thanh tra...).
Việc chụp ảnh trở thành một chuẩn mực chuyên nghiệp trong nghề công chứng hiện đại, đồng thời phản ánh sự tiến bộ trong quản trị hành chính và công nghệ lưu trữ hồ sơ số.
5. Lưu ý đối với người dân
- Ảnh chụp công chứng không phải ảnh thẻ hoặc ảnh đẹp – mục tiêu là nhận diện nhân thân, không mang tính chất thẩm mỹ.
- Ảnh chỉ được dùng để lưu trữ nội bộ, không phát tán ra ngoài, và được bảo vệ bởi quy định về bảo mật thông tin cá nhân.
- Nếu đương sự từ chối chụp ảnh, văn phòng công chứng có thể từ chối thực hiện công chứng, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc có yếu tố rủi ro cao.
Kết Luận
Việc chụp ảnh khi công chứng không chỉ là một bước hành chính đơn giản mà còn là một công cụ pháp lý hữu hiệu, giúp ngăn chặn các hành vi gian lận, bảo vệ quyền lợi của người dân, đồng thời tăng tính trách nhiệm cho đội ngũ công chứng viên. Trong bối cảnh số hóa và an toàn pháp lý ngày càng được đề cao, ảnh chụp tại thời điểm công chứng có thể trở thành một phần không thể thiếu trong quản trị rủi ro pháp lý của mọi giao dịch dân sự, đặc biệt là tài sản có giá trị lớn như bất động sản.
Tác giả: Minh Minh
