Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam ngày càng tham gia sâu vào chuỗi cung ứng, đầu tư và giao dịch thương mại quốc tế, những hợp đồng có giá trị lớn với đối tác nước ngoài đang mở ra nhiều cơ hội phát triển. Tuy nhiên, cùng với cơ hội là những rủi ro về thanh toán, vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, chấm dứt giao dịch và tranh chấp pháp lý xuyên biên giới.
Vụ tranh chấp liên quan đến Vietjet tại Anh là một trường hợp đáng chú ý để nhìn nhận vấn đề này dưới góc độ quản trị rủi ro. Khi tranh chấp được đưa ra giải quyết tại một quốc gia khác, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với hệ thống pháp luật, quy tắc tố tụng, chi phí luật sư và cơ chế thi hành phán quyết khác với môi trường pháp lý quen thuộc tại Việt Nam.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để không rơi vào thế bị động?
1. Đọc kỹ điều khoản giải quyết tranh chấp trước khi ký hợp đồng
Một trong những sai lầm có thể gây hậu quả lớn là chỉ tập trung vào giá trị giao dịch, tiến độ thực hiện và điều kiện thanh toán, trong khi xem nhẹ điều khoản giải quyết tranh chấp.
Đối với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định rõ: nếu xảy ra tranh chấp, vụ việc sẽ được giải quyết tại tòa án của quốc gia nào hay bằng trọng tài thương mại? Luật của quốc gia nào được áp dụng để giải thích hợp đồng? Ngôn ngữ tố tụng là gì? Chi phí và nghĩa vụ thông báo được quy định ra sao?
Những nội dung này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và khả năng bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.
Không nên mặc định rằng một doanh nghiệp Việt Nam sẽ luôn được giải quyết tranh chấp tại Việt Nam. Nếu hợp đồng đã có thỏa thuận hợp lệ về tòa án hoặc trọng tài ở nước ngoài, thỏa thuận đó có thể trở thành yếu tố quan trọng khi xác định cơ quan giải quyết tranh chấp, tùy thuộc pháp luật áp dụng và hoàn cảnh cụ thể.
Vì vậy, trước khi ký kết, doanh nghiệp nên để bộ phận pháp chế hoặc luật sư có kinh nghiệm về giao dịch quốc tế rà soát toàn bộ điều khoản, đặc biệt là luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp và cơ chế thi hành phán quyết.
2. Bảo quản chứng cứ ngay từ khi giao dịch bắt đầu
Khi tranh chấp phát sinh, lời trình bày của doanh nghiệp chưa đủ để chứng minh quyền lợi của mình. Điều quan trọng là phải có tài liệu thể hiện các bên đã thỏa thuận những gì, nghĩa vụ nào đã được thực hiện và vi phạm xảy ra như thế nào.
Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ đầy đủ, có thể truy xuất các tài liệu như:
- Hợp đồng chính, phụ lục, văn bản sửa đổi và thỏa thuận bổ sung.
- Báo giá, đơn đặt hàng, biên bản giao nhận, nghiệm thu và tài liệu kiểm tra chất lượng.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán, xác nhận công nợ và sao kê giao dịch liên quan.
- Email, thư thông báo, tin nhắn công việc và biên bản họp giữa các bên.
- Tài liệu thể hiện việc vi phạm hợp đồng, các khoản thiệt hại và biện pháp hạn chế tổn thất.
- Văn bản ủy quyền, nghị quyết hoặc tài liệu chứng minh thẩm quyền của người ký kết.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu giữ tài liệu điện tử cùng thông tin về thời gian, người gửi, người nhận và bối cảnh trao đổi. Không nên chỉ lưu những đoạn tin nhắn rời rạc mà bỏ mất nội dung trước và sau có thể làm thay đổi ý nghĩa của cuộc trao đổi.
Khi tranh chấp đã xuất hiện, cần bảo toàn chứng cứ, ngăn việc xóa dữ liệu tự động và tránh tự ý sửa đổi tài liệu gốc. Việc thu thập, sử dụng chứng cứ cũng phải tuân thủ pháp luật có liên quan.
3. Xác định thời hạn và nghĩa vụ thông báo
Trong một số hợp đồng quốc tế, quyền yêu cầu bồi thường hoặc quyền chấm dứt hợp đồng có thể phụ thuộc vào việc gửi thông báo đúng hình thức và thời hạn đã thỏa thuận.
Chẳng hạn, hợp đồng có thể quy định một bên phải thông báo về vi phạm trong một khoảng thời gian nhất định, gửi yêu cầu khắc phục trước khi chấm dứt hợp đồng hoặc hoàn thành thủ tục thương lượng trước khi khởi kiện hay yêu cầu trọng tài.
Nếu bỏ qua những yêu cầu này, doanh nghiệp có thể làm suy yếu vị thế pháp lý của mình hoặc phát sinh tranh luận về việc đã tuân thủ đúng thủ tục hay chưa.
Ngay khi nhận được thông báo vi phạm, yêu cầu thanh toán, thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc giấy tờ tố tụng từ nước ngoài, doanh nghiệp cần xác định ngay thời hạn phản hồi, thời hạn khiếu nại và thời hiệu khởi kiện theo quy định có liên quan.
Không nên trì hoãn việc tìm kiếm tư vấn pháp lý cho đến khi thời hạn đã gần kết thúc.
4. Chuẩn bị ngân sách và đội ngũ xử lý tranh chấp
Tranh chấp quốc tế không chỉ là vấn đề pháp lý mà còn là bài toán về nguồn lực.
Doanh nghiệp có thể phải chi trả phí luật sư tại nước ngoài, phí trọng tài, chi phí chuyên gia, dịch thuật, phiên dịch và các khoản chi phí liên quan đến việc thu thập, xác minh chứng cứ. Nếu cần yêu cầu công nhận hoặc thi hành phán quyết tại một quốc gia khác, doanh nghiệp còn phải tính đến chi phí của giai đoạn này.
Vì vậy, ngay khi tranh chấp có nguy cơ phát sinh, cần xây dựng phương án ngân sách theo từng giai đoạn, đánh giá giá trị yêu cầu, khả năng thu hồi tiền và ảnh hưởng của vụ việc đến hoạt động kinh doanh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên xác định rõ đầu mối xử lý giữa ban lãnh đạo, bộ phận pháp chế, tài chính, kế toán và luật sư. Việc phân công rõ trách nhiệm giúp tránh tình trạng thông tin bị phân tán, phản hồi thiếu nhất quán hoặc bỏ sót tài liệu quan trọng.
5. Đừng chỉ quan tâm thắng kiện, hãy tính đến khả năng thi hành phán quyết
Một sai lầm trong chiến lược tranh chấp là chỉ tập trung chứng minh mình có quyền lợi hợp pháp mà chưa đánh giá khả năng thực tế để thu hồi khoản tiền hoặc thực hiện nghĩa vụ sau khi có phán quyết.
Doanh nghiệp cần xem xét tài sản của bên đối tác nằm ở đâu, có thể xác định được hay không, và cơ chế pháp lý nào có thể được sử dụng để thi hành phán quyết tại nơi có tài sản.
Cũng cần phân biệt rõ giữa bản án của tòa án nước ngoài và phán quyết của trọng tài nước ngoài. Hai loại quyết định này có thể chịu những cơ chế công nhận và thi hành khác nhau tại Việt Nam hoặc tại quốc gia nơi có tài sản.
Đối với phán quyết trọng tài nước ngoài, việc công nhận và cho thi hành tại Việt Nam được xem xét theo pháp luật Việt Nam và điều ước quốc tế có liên quan, trong đó có Công ước New York năm 1958. Đối với bản án của tòa án nước ngoài, việc công nhận và cho thi hành phải được xem xét theo cơ sở pháp lý áp dụng cho trường hợp cụ thể; không phải mọi bản án nước ngoài đều tự động có hiệu lực thi hành tại Việt Nam.
Do đó, chiến lược thi hành cần được tính toán từ sớm, thay vì chờ đến khi thắng kiện mới bắt đầu tìm hiểu.
6. Chủ động thương lượng nhưng không bỏ qua phương án tố tụng
Không phải tranh chấp nào cũng cần được đẩy đến cùng tại tòa án hoặc trọng tài. Trong nhiều trường hợp, thương lượng có thể giúp các bên tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và duy trì quan hệ thương mại.
Tuy nhiên, thương lượng cần được tiến hành trên cơ sở đánh giá đầy đủ về quyền lợi, chứng cứ, nghĩa vụ hợp đồng và rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp không nên vì mong muốn giải quyết nhanh mà vội vàng thừa nhận trách nhiệm, từ bỏ quyền lợi hoặc ký thỏa thuận dàn xếp khi chưa hiểu rõ hậu quả.
Một chiến lược phù hợp có thể kết hợp thương lượng, hòa giải và chuẩn bị hồ sơ tố tụng song song, tùy theo hợp đồng và pháp luật áp dụng. Nếu các bên đã thỏa thuận một cơ chế giải quyết tranh chấp cụ thể, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các điều kiện và thủ tục liên quan.
7. Xây dựng cơ chế phòng ngừa từ bên trong doanh nghiệp
Phòng ngừa tranh chấp không nên chỉ là nhiệm vụ của luật sư khi sự việc đã xảy ra. Doanh nghiệp cần đưa quản trị rủi ro hợp đồng thành một phần của hoạt động thường xuyên.
Một số giải pháp thiết thực gồm: thiết lập quy trình phê duyệt hợp đồng; rà soát đối tác trước khi giao dịch; kiểm soát tiến độ thanh toán; quy định rõ thẩm quyền ký kết; chuẩn hóa việc lưu trữ chứng cứ; đào tạo nhân sự về nghĩa vụ thông báo và xử lý vi phạm.
Đối với hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều quốc gia, việc rà soát pháp lý trước khi ký càng cần được chú trọng. Chi phí phòng ngừa thường dễ dự toán hơn chi phí của một vụ tranh chấp kéo dài, dù mức tiết kiệm cụ thể còn tùy từng trường hợp.
Kết luận: Chuẩn bị trước một bước, giảm rủi ro sau nhiều bước
Tranh chấp hợp đồng xuyên biên giới là rủi ro có thể phát sinh trong quá trình doanh nghiệp mở rộng hoạt động quốc tế. Điều quan trọng không phải là giả định rằng mọi giao dịch đều sẽ xảy ra tranh chấp, mà là chuẩn bị đủ tốt để bảo vệ quyền lợi khi bất đồng xuất hiện.
Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, hệ thống chứng cứ đầy đủ, thời hạn được kiểm soát, ngân sách được dự trù và chiến lược thi hành được tính toán từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi đối diện với tranh chấp.
Bài học lớn dành cho doanh nghiệp Việt Nam: Đừng chờ đến khi bị khởi kiện ở nước ngoài mới bắt đầu tìm hiểu luật chơi. Quản trị rủi ro pháp lý phải bắt đầu từ trước khi đặt bút ký hợp đồng.
Khuyến cáo: Bài viết mang tính thông tin và tham khảo chung, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho một vụ việc cụ thể.
